Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu em-te.pl oraz z naszych usług, w jakim celu to robimy, komu je powierzamy i jakie prawa Ci przysługują. Szczególną uwagę poświęcamy temu, że w naszej pracy korzystamy z narzędzi sztucznej inteligencji (AI) – piszemy o tym otwarcie w pkt 5.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest BPNN Adrian Komiński, prowadzący działalność pod marką Em-Te – Tłumaczenia Maszynowe, ul. Urbanowska 3a/7, 60-646 Poznań, NIP 7792405229 (dalej: „my”, „Administrator”).
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail kominskiadrian@gmail.com, tel. +48 724 603 432. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane kontaktowe – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, adres i NIP (jeśli je podasz).
- Treść korespondencji – wiadomości z formularzy, e-maili i czatu.
- Przesłane pliki i ich treść – dokumenty do wyceny, tłumaczenia lub konwersji. Mogą one zawierać dane osobowe Twoje lub osób trzecich, w tym – np. w dokumentacji medycznej – dane szczególnych kategorii.
- Dane rozliczeniowe – niezbędne do wystawienia faktury i rozliczenia zlecenia.
- Dane z formularza współpracy – dane kontaktowe, informacje o doświadczeniu i wykształceniu oraz CV, jeśli zgłaszasz się do nas jako tłumacz.
- Dane techniczne – adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, pliki cookies (pkt 9).
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Przygotowanie wyceny i odpowiedź na zapytanie | art. 6 ust. 1 lit. b – działania przed zawarciem umowy |
| Realizacja zlecenia (tłumaczenie, redakcja, konwersja, uwierzytelnienie) | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny |
| Obsługa reklamacji i gwarancji jakości, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
| Kontakt przez czat, e-mail i telefon | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (odpowiadanie na wiadomości) |
| Rozpatrzenie zgłoszenia tłumacza do współpracy | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. a – zgoda wyrażona w formularzu |
| Bezpieczeństwo serwisu i statystyki odwiedzin | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i plików nie możemy przygotować wyceny ani wykonać zlecenia, a bez danych rozliczeniowych – wystawić faktury.
4. Dane w przesyłanych dokumentach
Dane osobowe zawarte w dokumentach, które zlecasz nam do przetłumaczenia lub konwersji, przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia. Jeżeli dokumenty dotyczą osób trzecich, przetwarzamy te dane w Twoim imieniu i na Twoje polecenie – na żądanie zawrzemy z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
Prosimy, by – tam, gdzie to możliwe – nie przesyłać nam danych wykraczających poza to, co jest potrzebne do tłumaczenia (np. zanonimizować numery PESEL czy dane pacjentów, jeśli nie muszą znaleźć się w przekładzie).
5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
W skrócie: nasze usługi opierają się na tłumaczeniu maszynowym i modelach AI. Oznacza to, że treść przesłanych plików jest przekazywana do zewnętrznych dostawców usług AI w celu jej przetworzenia. Korzystamy z płatnych interfejsów API, w których dostawcy zobowiązują się nie wykorzystywać przesyłanych danych do trenowania swoich modeli.
Treść dokumentów (w tym zawarte w niej dane osobowe) może być przekazywana do następujących kategorii usług:
- silniki tłumaczenia maszynowego i duże modele językowe – m.in. Google Gemini (Google LLC / Google Cloud) oraz DeepL (DeepL SE) – w celu wykonania przekładu, redakcji i kontroli jakości;
- narzędzia rozpoznawania tekstu (OCR) oparte na AI – w celu konwersji skanów i zdjęć do edytowalnych plików;
- kalkulator „Szybka wycena” – pliki edytowalne (DOCX, PDF z warstwą tekstową) są analizowane wyłącznie w Twojej przeglądarce; skany i zdjęcia są przesyłane przez nasz serwer do Google Gemini wyłącznie w celu policzenia znaków. Nie zapisujemy ich na serwerze, a wynikiem analizy jest jedynie liczba znaków.
Dostawcy AI przetwarzają dane jako nasi podmioci przetwarzający, na podstawie swoich warunków dla klientów biznesowych. Zgodnie z tymi warunkami dane mogą być przez krótki czas przechowywane przez dostawcę w celu wykrywania nadużyć i zapewnienia bezpieczeństwa, po czym są usuwane. Część dostawców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA) – przekazanie danych odbywa się wówczas na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
Wyniki pracy AI nie służą do podejmowania wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania. W wariantach z redakcją każdy przekład jest dodatkowo weryfikowany przez człowieka.
Jeżeli dokumenty zawierają szczególnie wrażliwe informacje i nie chcesz, aby trafiały do usług AI, napisz do nas przed złożeniem zlecenia – ustalimy, czy i na jakich warunkach możemy je wykonać.
6. Komu powierzamy dane
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu:
- hosting serwisu – Automattic Inc. (WordPress.com);
- poczta elektroniczna i przechowywanie plików – Google LLC;
- czat na stronie – tawk.to, inc.;
- dostawcy usług AI – zob. pkt 5;
- współpracujący tłumacze i redaktorzy – zobowiązani do zachowania poufności;
- biuro rachunkowe – w zakresie danych rozliczeniowych;
- organy publiczne – wyłącznie gdy wynika to z przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.
7. Jak długo przechowujemy dane
- pliki zleceń i przekłady – do 90 dni od wykonania zlecenia (dłużej tylko na Twoją prośbę, np. w celu prowadzenia glosariusza dla stałego Klienta);
- zapytania i wyceny, które nie zakończyły się zleceniem – do 12 miesięcy;
- faktury i dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym je wystawiono;
- dane niezbędne do obrony przed roszczeniami – do upływu okresu przedawnienia;
- zgłoszenia tłumaczy (CV) – do 12 miesięcy lub do wycofania zgody;
- rozmowy na czacie – do 12 miesięcy.
8. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem). Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres podany w pkt 1 – odpowiemy w ciągu miesiąca.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Pliki cookies
Serwis używa plików cookies i podobnych technologii:
- niezbędnych – do działania strony, zapamiętania wybranej wersji językowej i bezpieczeństwa;
- czatu – tawk.to zapisuje identyfikator rozmowy, aby po odświeżeniu strony można było kontynuować czat; czat ładuje się dopiero po kliknięciu przycisku „Czat”;
- statystycznych – zbiorcze statystyki odwiedzin prowadzone przez WordPress.com.
Możesz w każdej chwili zablokować lub usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki – może to jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji (np. czatu).
10. Bezpieczeństwo
Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Dostęp do plików i danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonania zlecenia i są zobowiązane do zachowania poufności. Na życzenie podpisujemy umowę o zachowaniu poufności (NDA).
11. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, np. w związku ze zmianą przepisów lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą obowiązywania.